Parfois, tout ce dont vous avez besoin c’est d’un petit rappel, un lien ou bien une liste des choses qu’il vous restent à faire, ceci dans votre vie personnelle ou bien dans votre entreprise.

Comment pouvons-nous résoudre ce problème et parvenir à se souvenir de toutes ces tâches de la manière la plus simple? Il existe déjà une multitude d’applications de bloc-notes, de pense-bêtes, de tableaux, Siri etc, mais bon nombre d’entre nous continuons de s’envoyer des notes à nous-mêmes via des plateformes telles que Slack ou bien par SMS ou encore par Email.

Cette habitude est devenue tellement commune que la dernière version de Gmail a tenté de résoudre ce problème. On peut, dorénavant, s’ajouter un rappel ou coller un lien directement depuis l’écran d’accueil de Gmail. Cependant, ceci ne résout toujours pas le problème.

Pourquoi nous envoyons-nous des notes à nous-mêmes?

  

« Top of mind Awareness »

En effet, les bénéfices de cette méthode semblent évidents puisqu’en en envoyant un email ou un sms à vous-mêmes, cela vous donne à un moment donné cette connaissance et cette prise en compte de la tâche.

L’email joue alors le rôle d’un post-it virtuel auquel on peut avoir accès tout le temps via une recherche et l’email devient une place parfaite pour le stocker. Dans l’entreprise, les emails occupent une place importante et les employés sont sûrs de vérifier ceux-ci régulièrement et de prendre alors connaissance de la tâche. Cependant, il y a une raison profonde à l’utilisation de cette technique:

Le pouvoir de se parler à soi-même. 

S’envoyer un email un texto à soi-même est une forme d’autosuggestion, quelque chose que nous faisons 50 000 ou 70 000 fois par jour. Effectivement, la plus grande partie de notre journée est destinée à penser et se parler à nous-mêmes, surtout dans le monde professionnel, et s’envoyer des emails représente une extension de ce que nous faisons déjà naturellement. Cette technique semble alors très naturelle et intégrée à notre comportement en entreprise, afin d’être de maintenir notre concentration et notre performance dans notre travail.

Créer un bot pour se faire des notes et s’assigner des tâches

Et si on créait un bot pour cela? C’est ce que Smart Notes a fait:

Ce Chatbot a été conçu pour vous aider à vous souvenir d’une tâche, pour faire votre liste de notes et les prioriser, ceci de manière instantanée. Il est aussi bien destiné aux agences et entreprises qu’aux particuliers. C’est aussi rapide que de vous envoyer un message avec l’intérêt de l’utilisation de la recherche, des étiquettes et des rappelles. Ce bot peut également vous donner une connaissance parfaite et une vision globale en vous montrant vos dernières notes dans un seul et même résumé. Pour finir, le chatbot a été créé pour avoir une interaction sympathique et fun.

Essayez Smart Notes Bot ici.

Pourquoi les bloc-notes et les applications de rappels ne résolvent pas ce problème? 

Elles sont encore trop compliquées !

Les applications de pense-bêtes et les bloc-notes sont souvent trop compliquées. Elles ont des tons et des fonctionnalités, qui sont excellents, mais elles ont une navigation qui est lourde et encombrée. Il faut au moins 3-5 cliques pour démarrer une note dans Evernote, par exemple, et ceci peut dépendre de votre localisation sur l’application et la localisation de l’application sur votre mobile.

Il y a une certaine lourdeur dans Evernote et cela nécessite beaucoup de concentration pour trouver la bonne note, accéder au bon bloc-notes. C’est un très bon outil pour les tâches importantes comme scanner des documents ou dessiner un diagramme. Cependant, son chargement cognitif est trop compliqué pour les petites tâches! C’est comme aller dans un restaurant très chic, où il est agréable de s’asseoir, avec un menu de 100 pages et commander seulement un snack à emporter.

Un chargement cognitif trop important = baisse de la productivité 

Quand il en vient à être productif et rendre son travail fait, en entreprise, la dernière chose que vous souhaitez c’est un sur-chargement cognitif. Ceci arrive quand un élément de la technologie devient aussi une particularité trop importante. Chaque particularité ajoutée au chargement cognitif rend, une fois le seuil dépassé,  l’application trop encombrée pour générer l’information rapidement. Des études prouvent qu’un sur-chargement cognitif diminue l’intérêt, la productivité et refrène l’apprentissage. On devient alors vite désintéressé et déconnecté et la productivité en entreprise s’en ressent.

Les applications de bloc-notes enrichissent le multi-tâches

La majorité des applications de bloc-notes organisent les notes dans des cahiers, par étiquettes, par sujets, dates, discussions de travail etc. Quand vous voyez un grand nombre de sujets différents, de liens, de to-do, d’articles, le tout sur la même page.. votre cerveau devient perdu et se balade d’une tâche à l’autre sans en accomplir aucune. Par le design, ces applications invitent à la polyvalence et à la distraction.

D’après le neuroscientifique, Daniel Levitin, dans The Organized Mind, “il a été prouvé que la productivité a été réduite de  40% en conséquence du changement perpétuel de tâche, étant donné qu’il faut du temps pour se reconcentrer vraiment sur le sujet en question. En fait, la majorité d’entre nous perd 28% soit 2.1 heures / jour de productivité à cause des interruptions constantes et du temps de reprise » ce qui est une information importante pour les entreprises !

Comment le chatbot Smart Notes résout le problème

Smart Notes a été créé avec un design minimaliste car écrire une note doit être aussi simple qu’écrire un texto à un ami. Le bot répond ensuite avec différentes options: ajouter un rappel ou le partager. La note est ensuite automatiquement stockée, elle peut être recherchée, partagée et elle est toujours disponible rapidement via un menu.

Une vue d’ensemble en un coup d’œil !

Voir vos notes et vos rappels nécessite seulement un click et juste un coup d’œil ce qui fait gagner un temps fou dans le monde de l’entreprise ! Vous pouvez ensuite scroller sur vos notes horizontalement et voir l’essentiel de chaque note via un rapide coup d’œil. Vous pouvez aussi organiser vos notes en hashtags et dès que vous utilisez le même hashtag plusieurs fois, le bot affiche automatiquement les autres notes qui sont dans la même catégorie.

Quand les notes utilisent le pouvoir de l’intelligence artificielle 

Dans un futur très proche, tous les chatbots fonctionneront entièrement avec l’intelligence artificielle et ce sera le cas de Smart Notes. En un sens, l’intelligence artificielle sera capable de vous aider à achever vos tâches! Quand vous ajoutez une tâche à votre to-do liste comme « nettoyer la voiture demain », « faire un nettoyage à sec a 17h », « faire les courses » , Smart Notes vous offrira la possibilité de vous aider à réaliser ces tâches ! Ce qui rend cela encore plus intéressant c’est qu’il se souvient de ce que vous aimez, de vos préférences et il vous connaît assez pour anticiper vos besoins.

L’intelligence artificielle promet de transformer nos vies et grâce à elle, nous disposerons de plus de liberté. A un certain point, les corvées qui nous gâchent la vie seront prises en charges par des chatbots intelligents et fonctionnant avec l’intelligence artificielle. Ce luxe immense nous laissera plus de temps pour nous concentrer sur ce qui est vraiment significatif pour nous, de contempler pourquoi nous sommes ici et de passer plus de temps avec les gens qu’on aime.